REGULAMENTO INTERNO DO CMOM
Aprovado em Assembleia Geral de 25Fev2012
Nota prévia
O Regulamento Interno (RI) do CMOM visa organizar a vida interna do clube, sistematizando procedimentos e definindo responsabilidades na concretização das tarefas que materializam as actividades de funcionamento. São um complemento dos Estatutos nas áreas que estes não contemplam. Não sendo exaustivo, abrange as actividades principais podendo no futuro incluir mais normas.
As presentes normas, que resultam de uma experiência com alguns anos, poderão ser aperfeiçoadas de acordo com as lições que a prática aconselhar. Os contributos dos associados para o seu aperfeiçoamento serão de grande utilidade pelo que se incentiva o envio de propostas que melhorem o conteúdo do RI.
Mafra, 25 de Fevereiro de 2012
A Direcção
INDICE
NORMA Nº 1 – UTILIZAÇÃO DAS INSTALAÇÕES DO CMOM
NORMA Nº 2 - EMPRÉSTIMO DE MATERIAL PARA O EXTERIOR
NORMA Nº 3 – VIÚVAS DE ASSOCIADOS
NORMA Nº4 – EXPOSIÇÕES E OUTRAS ACTIVIDADES DE NATUREZA SEMELHANTE
NORMA Nº 5 – ASSOCIADOS DESLOCADOS
NORMA Nº 6 – ESCALA PROVISÓRIA DE PRESENÇA AOS SÁBADOS
NORMA Nº 7 – FICHA DE INSCRIÇÃO DE SÓCIO
NORMA Nº 8 – CARTÃO DE IDENTIFICAÇÃO DE SÓCIO
NORMA Nº 9 – ORGANIZAÇÃO DA DIRECÇÃO
NORMA Nº 10 - PLANEAMENTO E COORDENAÇÃO DE ACTIVIDADES
NORMA Nº 11 - COLABORAÇÃO DOS SÓCIOS COM A DIRECÇÃO
NORMA Nº 12 – OFERTAS CEDÊNCIAS E DONATIVOS AO CLUBE
NORMA Nº 13 – PROTECÇÃO DE DADOS
NORMA Nº 14 – DIVERSOS
NORMA Nº 1
UTILIZAÇÃO DAS INSTALAÇÕES DA SEDE DO CMOM
1. O artigo 36º dos Estatutos do CMOM define as condições de utilização das instalações do clube, Edifício Dª Maria e jardim anexo, que são para uso prioritário dos associados e seus familiares.
2. É possível a utilização das instalações por sócios para uso particular. Esta utilização só pode ser requerida para os dias em que não haja actividades do CMOM e regula-se pelo disposto nos parágrafos seguintes e na Norma nº 4 “Exposições e outras actividades de natureza semelhante”.
3. Caso haja possibilidade e não exista conflito com as actividades do CMOM ou associados, as instalações poderão ser utilizadas por outras pessoas ou entidades nas condições estabelecidas neste Regulamento e acordadas com a Direcção.
4. A utilização das instalações por parte de outras pessoas ou entidades só será possível com autorização da Direcção depois de ouvidos o Presidente da AG e do CF.
5. Para autorização no âmbito do ponto 4 será tida em consideração a boa imagem do Clube o cumprimento dos Estatutos e por principio apenas será viável se o requerente não puder ser sócio e/ou por motivos humanitários ou culturais, excluindo-se entidades com fins lucrativos.
6. A requisição das instalações por parte de outro Clube Militar de Oficiais com quem o CMOM tenha acordo, será considerada como se tratasse de um sócio.
7. O Vice-presidente da Direcção controla a utilização e as requisições das instalações. (Anexo 1).
8. As instalações não devem ser utilizadas nas 24 horas seguintes a uma utilização anterior, a não ser que haja coordenação e acordo entre os utilizadores.
9. A Direcção do CMOM não se responsabiliza por acidentes pessoais ou danos materiais de qualquer natureza, que ocorram durante a utilização das instalações da sede – Edifício Dª Maria e jardim anexo.
10. A utilização das instalações deve ser requerida pelos sócios interessados ou por outra entidade que o deseje, com a antecedência mínima de quinze dias – salvo o disposto no nº 3 da rubrica “Exposições e outras actividades de índole semelhante” - assumindo o pagamento ou ressarcimento das despesas resultantes do uso das mesmas e dos eventuais danos patrimoniais que ocorram durante a utilização.
11. A Direcção do CMOM fixará o valor do donativo a conceder ao clube pelos utilizadores tendo em referência o número de participantes e a natureza do apoio a proporcionar pelo CMOM.
12. Os utilizadores devem deixar as instalações limpas e arrumadas, assim como todos os materiais utilizados. Caso utilizem as toalhas das mesas, estas terão de ser devolvidas devidamente lavadas e passadas a ferro. No final do evento, o lixo não deve ser deixado nos contentores existentes no clube.
13. O consumo do café e outras bebidas do bar e constantes do preçário existente, deve ser pago de imediato.
14. No final do evento os sócios e utilizadores devem preencher um pequeno relatório a fim de se poder melhorar as condições de utilização (Anexo 2).
15. Ao sócio utilizador será entregue uma chave de acesso 48 horas antes, que será devolvida até 48 horas depois do dia de utilização. A eventual entrega e devolução das chaves a não sócios serão acordadas com a Direcção.
16. Nos dias em que esteja prevista a utilização particular das instalações por parte de um sócio ou de outro requisitante a sede estará condicionada à presença de sócios apenas ao bar e 1º andar, excepto quando ocorrerem “exposições ou outras actividades de natureza semelhante”. Os membros dos órgãos sociais terão sempre acesso à área administrativa.
NORMA Nº 2
EMPRÉSTIMO DE MATERIAL PARA O EXTERIOR
1. A titulo excepcional a Direcção pode autorizar, a titulo temporário, o empréstimo de algum material, desde que seja da carga particular do CMOM, devendo proceder-se à elaboração de uma guia de entrega e devolução.
2. As condições do empréstimo serão acordados caso a caso, com o sócio que o solicitar, sem nunca por em causa as actividades feitas no clube.
NORMA Nº 3
VIÚVA(O)S DE ASSOCIADOS
1. Considerando que a situação das viúva(o)s dos associados do Clube Militar de Oficiais de Mafra, entretanto falecidos, merece o maior respeito, apoio e solidariedade sendo relevante manter a memória dos nossos associados.
2. As viúva(o)s de associados podem manter-se como associado “extraordinário” do CMOM, mantendo o número de sócio do marido e estando isentas do pagamento de jóia e quotas, se assim o desejarem.
3. A vinculação ao CMOM processar-se-á nos termos do artigo Oitavo dos Estatutos.
NORMA Nº4
ASSOCIADOS DESLOCADOS
1. Os associados que, por razões de serviço ou familiares, se ausentarem do território nacional continental por longos períodos e porque é justo considerar esta situação como excepcional e temporária e porque é importante para o CMOM, manter o vínculo com os seus associados, são-lhes atribuídos alguns benefícios.
2. Igualmente serão considerados como no ponto anterior razões de saúde graves e até o sócio poder participar nas actividades do clube.
3. Aos associados que reúnam as condições referidas anteriormente, e o solicitem, é permitido o pagamento de uma quota de manutenção no valor de 50% da quota normal. O pagamento deverá ser feito por ano civil, independentemente das datas dos períodos de ausência.
NORMA Nº 5
EXPOSIÇÕES E OUTRAS ACTIVIDADES DE NATUREZA SEMELHANTE
1. O CMOM, pode autorizar ou promover o lançamento de publicações ou exposições de pintura ou de outras categorias artísticas nas suas instalações, sem prejuízo das actividades programadas pelo clube.
2. Por princípio a realização de iniciativas referidas no parágrafo anterior é, exclusivamente destinado a sócios e seus familiares, podendo em casos excepcionais ser autorizado para não sócios.
3. A autorização para estas actividades terá de ser solicitada ou acordada com o prazo mínimo de trinta dias.
4. A realização daquelas actividades para “não sócios” far-se-á de acordo com o estipulado no nº 4 da Norma nº 1 deste Regulamento.
5. O CMOM não se responsabiliza pela guarda ou por danos materiais ocorridos com as obras e materiais ou equipamentos utilizados, pelo que será da responsabilidade do interessado, o risco ou os custos com seguros.
6. A organização do evento ou exposição será da responsabilidade do interessado, em coordenação com a Direcção do CMOM.
7. Os procedimentos e/ou formalidades relativos à entrada de visitantes e convidados, não sócios, para os eventos em causa serão acordados entre o interessado e a Direcção do CMOM em termos de data, horários e convites.
8. Os custos com a realização das exposições e outros eventos, bem como das cerimónias a eles associadas, serão da responsabilidade do interessado, exceptuando-se quando a iniciativa for do CMOM.
9. A sala destinada a estas actividades é, a título provisório, a “sala do Exército”, aguardando-se a recuperação da Ala Leste.
NORMA Nº 6
ESCALA PROVISÓRIA DE PRESENÇA AO SÁBADO
1. Enquanto não houver possibilidade de contratar um funcionário torna-se necessário recorrer à boa vontade dos sócios no sentido de colaborar na abertura e funcionamento da sede aos sábados (em horário a definir), sempre que não houver iniciativas accionadas pela Direcção, sócios ou outros.
- Assim, funciona uma escala de presenças ao sábado com as seguintes regras, de modo a não haver prejuízos de monta para o sócio e para o CMOM:
- Não fazem parte da escala:
- Os sócios honorários e extraordinários;
- Os sócios ainda no serviço activo;
- Os sócios que não residam no concelho de Mafra;
- Os sócios que manifestem a sua indisponibilidade.
- Os sócios descritos no parágrafo anterior podem, a seu pedido, ser incluídos na escala.
- Esta escala não é obrigatória, dependendo da disponibilidade do sócio e da sua boa vontade.
6. A presença do sócio na data escalada deverá ser confirmada pelo mesmo, ao secretário, até à 4ª Feira anterior.
7. Caso o sócio não esteja disponível na data da nomeação pode efectuar troca com outro sócio.
8. No dia escalado o sócio pode organizar uma actividade destinada aos sócios ou particulares segundo a regras estabelecidas.
9. A escala pode sofrer alterações por requisições para utilizações particulares ou para actividades inopinadas do Clube.
10. A Direcção poderá adoptar outra modalidade de abertura assegurando, no mínimo e de uma forma regular, um período de atendimento aos associados.
11. A função do sócio no período de assistência limita-se a manter o clube aberto para utilização de sócios que compareçam e eventual esclarecimento de potenciais sócios.
NORMA Nº 7
FICHA DE INSCRIÇÃO DE SÓCIO
1. O pedido de inscrição de sócio é feito através do preenchimento de uma ficha de inscrição (Anexo 3).
2. A inscrição de sócio deve obedecer ao determinado nos Artºs 6º, 7º, 8º dos Estatutos do CMOM.
3. A ficha deve ser preenchida em letra legível e em todos os campos aplicáveis ao candidato.
4. Para a inscrição de sócios extraordinários, os três sócios ordinários proponentes, assinam no verso da ficha.
5. Os candidatos a sócios extraordinários terão uma condição de “sócios provisórios”, até à aprovação da sua inscrição em Assembleia Geral.
NORMA Nº 8
CARTÃO DE IDENTIFICAÇÃO DE SÓCIO
- Aos sócios é fornecido um cartão de identificação do CMOM (Anexo 4).
2. A pedido do sócio poderá ser fornecido um segundo cartão para um dos familiares a seu cargo.
3. O cartão, além de o identificar como sócio (ou familiar), permite-lhe:
- Autorizar a entrada na Tapada de Mafra para acesso à sede do CMOM;
- Apresentar a entidades com quem o CMOM tenha algum protocolo com a finalidade de obter as vantagens acordadas.
4. Aos sócios extraordinários apenas pode ser fornecido cartão após a aprovação da sua inscrição pela Assembleia Geral.
Norma nº 9
ORGANIZAÇÃO DA DIRECÇÃO
As competências dos membros da Direcção estão fixadas nos estatutos. Para melhor funcionamento de Direcção são cometidas as seguintes tarefas aos elementos da mesma.
1. PRESIDENTE
a. Coordenar com as entidades exteriores – MINISTÉRIO DA DEFESA, EMGFA, EME, EMA, EMFA, CMD GNR, CG PSP, IASFA, CMM e outras – protocolos, ajudas ou colaborações.
b. Coordenar a elaboração do Relatório e Contas.
c. Solicitar a colaboração de sócios para coordenar uma actividade especifica a titulo provisório.
2. VICE - PRESIDENTE
a. Substituir o presidente nos seus impedimentos temporários ou definitivos.
b. Elaborar a proposta de programa de actividades anual para apreciação pela Direcção.
c. Coordenar a programação de actividades do Clube e as solicitadas pelos sócios.
d. Analisar e coordenar propostas de alterações aos Estatutos, Regulamento Interno ou outras normas.
e. Reunir propostas e propor novas obras ou aquisições de materiais.
f. Elaborar plano de atribuição de tarefas a sócios
3. SECRETÁRIO
a. Redigir as actas das Reuniões da Direcção.
b. Expedir e arquivar toda a correspondência.
c. Ter em ordem todos os livros e documentos da Direcção.
d. Receber e processar (ficha, cartão, estatutos) as inscrições de novos sócios.
e. Receber inscrições para as actividades do Clube.
f. Executar e coordenar a escala de presença na sede.
4. TESOUREIRO
a. Arrecadar as receitas.
b. Efectuar os pagamentos autorizados.
c. Assinar, conjuntamente com o Presidente, o Vice-Presidente ou outro membro da Direcção designado para o efeito, os cheques para levantamento de fundos, depois de aprovadas as respectivas verbas.
d. Responder por todos os valores à sua guarda.
e. Elabora o balancete mensal e anual.
f. Organizar as contas de gerência e entregá-las, devidamente documentadas, à Direcção até ao dia 31 de Janeiro de cada ano.
g. Assinar todos os documentos de receita e de despesa que importem a efectivação de pagamentos.
h. Comunicação aos sócios de eventual atraso no pagamento de quotas.
5. 1º VOGAL
a. Controlo das Cargas e materiais, adquiridos, oferecidos ou cedidos.
b. Recuperação e restauro de materiais.
c. Desempenhar a função de bibliotecário.
6. 2º VOGAL
a. Acompanhamento de obras e manutenção do edifício da sede.
b. Coordenação das actividades dos funcionários das limpezas e jardinagem.
c. Controlo dos materiais de consumo do bar e de apoio às confraternizações.
7. VOGAL SUPLENTE
a. Substitui, no caso de impedimento, um dos elementos da Direcção, com excepção do Presidente ou do Vice - Presidente.
b. Quando acordado, pode receber uma responsabilidade especifica de um dos Vogais.
- O Presidente da Direcção poderá ajustar as funções dos eleitos dentro da Direcção em função dos interesses e dos objectivos a atingir.
Norma nº 10
PLANEAMENTO E COORDENAÇÃO DE ACTIVIDADES
1. O Plano de Actividades (PA) para o ano subsequente é elaborado pela Direcção, com a seguinte calendarização;
a. Recepção de sugestões e propostas do associados de 1 a 30 de Novembro:
b. Aprovação pela Direcção e divulgação do plano até 20 de Dezembro;
c. O PA pode ser revisto no final do 1º semestre
2. As actividades do CMOM têm prioridade sobre qualquer solicitação particular.
3. Para cada actividade é nomeado um membro da direcção para coordenação.
4. Os associados podem disponibilizar-se para cooperar com a Direcção na organização e conduta da actividade.
5. O coordenador da actividade e o sócio colaborador devem assegurar a realização das diligências e contactos inerentes à preparação, divulgação e execução da actividade. Os associados devem ser informados com a antecedência adequada.
6. Quando houver limite do número de inscrições para as actividades as prioridades são definidas pela data de inscrição.
7. As inscrições fora dos prazos fixados estão sujeitas às disponibilidades existentes.
8.Os não sócios, que participem nas actividades, pagarão um valor adicional simbólico a fixar caso a caso pela direcção.
9. As actividades coordenadas pelo vice-presidente obedecem ao estipulado pelas normas 1 e 5.
Norma nº 11
COLABORAÇÃO DE SÓCIOS COM A DIRECÇÃO
De iniciativa própria ou a pedido da Direcção qualquer sócio pode apoiar aquela, na organização de eventos ou na atribuição de trabalhos de planeamento ou de implementação de medidas necessárias ao bom funcionamento do clube.
Norma nº 12
OFERTAS, CEDÊNCIAS E DONATIVOS AO CLUBE
1. OFERTAS
a. O clube aceita e está aberto a ofertas por parte dos sócios, colaboradores ou amigos.
b. As ofertas podem ser de bens duradouros ou bens de consumo.
c. Os bens de consumo serão utilizados, apropriadamente, logo que necessário.
d. Os bens duradouros constituem um enriquecimento do património do clube pelo que serão aumentadas à carga sendo referenciada a sua origem e não poderão ser alienados.
e. Aos doadores será entregue uma guia de recebimento/agradecimento.
f. Caso venha a ocorrer a liquidação do Clube conforme consta do Artº 38º dos Estatutos, os bens referidos na alínea anterior devem se devolvidos ao ofertante.
2. CEDÊNCIAS
a. O CMOM recebe vários tipos de material de entidades oficiais, de que o clube é fiel depositário, mantendo-se portanto aquele material como pertença das referidas entidades ou aumentadas definitivamente ao património do CMOM, nos termos estabelecidos por protocolo ou acordo.
b. Este material, não sendo pertença do CMOM, pode ter de ser devolvido a qualquer altura aos seus proprietários.
c. Caso venha a ocorrer a liquidação do Clube conforme consta do Artº 38º dos Estatutos, os bens referidos na alínea a., são devolvidos à entidade que os cedeu.
3. DONATIVOS
a. Os donativos constituem uma das receitas do CMOM.
b. Os donativos recebidos são depositados na conta do Clube.
Norma nº 13
PROTECÇÃO DE DADOS
Tendo a Direcção, para controlo administrativo dos sócios, um determinado número de dados pessoais, está obrigada a garantir a sua protecção nos termos da lei geral. Assim:
1. As fichas de inscrição estão devidamente, guardadas e destinam-se a uso exclusivo da Direcção, com vista às actividades do clube.
2. Os dados pessoais de qualquer sócio não podem ser divulgados.
3. Toda a informação transmitida aos sócios através do e-mail do CMOM deve seguir por “Destinatário Oculto”.
4. Os sócios apenas devem utilizar o e-mail do CMOM para assuntos relacionados com actividades ou questões administrativas do clube sendo que outro tipo de informação nunca será retransmitida, com excepção daquela que não sendo do Clube, seja de utilidade clara para a maioria dos sócios.
5. O uso do site do CMOM deve ser utilizado apenas para divulgação de assuntos administrativos, acontecimentos, iniciativas do Clube e em casos excepcionais para informações de grande interesse para os sócios.
6. Pelo site do CMOM não devem ser divulgados dados pessoais dos sócios.
7. O site do CMOM possui uma página com fotos das actividades do Clube destinadas a divulgar e a dar a conhecer as iniciativas do Clube, procurando-se não ferir a privacidade dos sócios, eventualmente, representados.
8. As fotos tiradas nas instalações do CMOM ou durante as suas actividades, não devem ser expostas em redes sociais sem autorização dos retratados.
Norma nº14
DIVERSOS
1. As Normas do Regulamento Interno mantêm-se em permanente actualização, através de propostas de qualquer sócio, análise da Direcção e aprovação pela Assembleia Geral.
Anexos
1. PEDIDO DE UTILIZAÇÃO DA SEDE DO CMOM – EDIFÍCIO Dª MARIA
2. RELATÓRIO DE UTILIZAÇÃO DAS INSTALAÇÕES
3. FICHA DE INSCRIÇÃO DE SÓCIO
4. CARTÃO DE IDENTIFICAÇÃO DE SÓCIO
ANEXO 1, ao Regulamento do CMOM
PEDIDO DE UTILIZAÇÃO DA SEDE DO CMOM – EDIFÍCIO Dª MARIA
Eu, _____________________________________ sócio nº ______________
solicito a utilização das instalações da sede do CMOM e do Jardim Anexo, em conformidade com o estabelecido no Regulamento Interno, para a realização do seguinte evento: _______________________________________________
no dia___de__________de_____ entre as ____horas e as __________horas.
Contactos: tel_______________tmóvel_________________
E-mail _____________________________________.
Declaro que me comprometo a deixar as instalações nas mesmas condições em que as recebi e aceito o estabelecido no Regulamento Interno, na parte a que diz respeito.
Mafra, _______de _____________ de _________________
O requisitante ____________________________________________________
Autorizado em______/______/______
A Direcção
Observação: Conforme estipulado no Regulamento, a Direcção não é responsável por qualquer acidente pessoal que possa vir a ocorrer.
O utilizador é responsável pelos estragos em materiais e equipamentos ocasionados pela sua utilização.
ANEXO 2, ao Regulamento do CMOM
RELATÓRIO DE UTILIZAÇÃO DAS INSTALAÇÕES
Nome………………………………………………………………………………………………….
Nº de Sócio …………………Data de Utilização…./…../……..
Finalidade …………………………………………Nº de Utilizadores…………………..
Condições em que encontrou as Instalações……………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
Condições em que encontrou os Materiais………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………….
Danos provocados e medidas tomadas…………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………..
Sugestões e Comentários ……………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Mafra ____ de _________________ de 201__
O Sócio
